社内で「今度の展示会、担当してもらえる？」と言われたものの、出展申込書の項目すら意味が分からず止まっている方へ。
「小間って何」「装飾はいつまでに決めるのか」「電気の申請って誰がやるのか」——初出展の担当者がつまずくのは、個々の作業の難しさよりも、全体の順番が見えないことであることが多いです。
この記事では、展示会に出展すると決めてから撤去までを5つの段階に分け、それぞれの段階で「何が決まるのか」「誰が動くのか」「いつまでなのか」を、実際に公開されている展示会の出展規程・出展者マニュアルをもとに整理します。
ただし、締切も規定も展示会ごと・会場ごとにまったく異なります。本記事は順番を把握するための地図としてお使いいただき、実際の日付と数値は必ずご自身が出展する展示会の出展規程・出展マニュアルでご確認ください。
展示会出展は5つの段階に分けて考える
細かい作業は数十項目ありますが、意思決定の単位でまとめると5つになります。
- 出展を決めて申し込む（出展先の選定・申込・出展料の支払い）
- 小間位置が決まり、出展マニュアルが届く（ここから初めて具体的な設計ができる）
- ブースの中身を決める（装飾の依頼先・デザイン・什器・展示物）
- 主催者に申請する（装飾施工会社の登録・図面・電気・危険物など）
- 搬入し、会期を運営し、撤去する
重要なのは、2が終わるまで3の詳細は決められないという点です。小間位置が列小間か角小間かで壁の付き方が変わり、装飾の高さ制限は小間数によって変わるためです。逆に、3と4は締切が連動しており、ここが最も時間の読み違いが起きやすい箇所です。
【段階1】出展を決めて申し込む
申込には締切があり、締切が会期の半年以上前のこともある
Inter BEE 2026（2026年11月18日〜20日・幕張メッセ）の出展申込方法のページでは、ブース出展の申込期限が次のように設定されています（出典2／2026年9月時点）。
| 区分 | 期限 | 内容 |
|---|---|---|
| 一次申込期限 | 5月29日(金) | 小間割抽選会で一次抽選に参加できる |
| 二次申込期限 | 6月30日(火) | 小間割抽選会後の二次選択により小間位置を選択できる |
7月1日以降も満小間になるまで随時受け付けるとされていますが、小間位置の選択肢という意味では5月末が実質的な第一関門ということになります。11月開催の展示会で5月末——会期の約6か月前です。
一方、JECA FAIR 2026（2026年5月27日〜29日・東京ビッグサイト）の出展のご案内では、出展募集開始が2025年10月8日(水)、出展募集締切が2026年1月14日(水)とされています（出典1／2026年9月時点。2026年5月開催分の資料）。こちらは会期の約4か月半前です。
「何か月前までに申し込めばよいか」に一般解はありません。出展したい展示会が決まったら、まずその展示会の申込締切を調べるところから始めてください。
※ 申込締切・募集方法は展示会ごとに異なります。また、期限前でも予定小間数に達し次第締め切る旨が明記されている展示会もあります（出典1）。必ず主催者の公式サイトと出展規程でご確認ください。
申し込んだ後のキャンセルには費用がかかる
見落とされやすいのがキャンセル規定です。
- Inter BEE 2026：ブース出展の申込解約金は7月1日〜7月31日が小間料の60%、8月1日〜8月31日が80%、9月1日以降が100%（出典2／2026年9月時点）
- JECA FAIR 2026：2026年4月24日(金)までの取消は出展料の50%、4月25日(土)以降は100%（出典1／2026年5月開催分）
いずれも会期の数か月前の時点ですでに全額負担になる設計です。社内の予算承認が確定する前に申し込むかどうかは、この規定を見たうえで判断する必要があります。
【段階2】小間位置が決まり、出展マニュアルが届く
小間位置の決まり方は大きく2通りある
パターンA：主催者が決定する
JECA FAIR 2026 の出展規約には「小間位置及びストックスペースの位置は実行委員会により、展示品、小間数その他展示会全体の状況等を考慮して決められます。小間位置についての例外措置や、出展者による異議申し立ては認められません」と明記されています。小間の割当ては製品ジャンル・出展物の重量寸法・小間数・申込受理順位・全体の展示構成等を考慮して決定され、小間配置図は2026年2月18日(水)に出展者専用ページで公開されるとされています（出典1／2026年5月開催分）。
パターンB：抽選で決まる
Inter BEE 2026 では「小間位置は、出展者間の抽選により決定します。抽選は同一部門内、同小間数および同形態の出展者間で行います」とされ、小間割抽選会は8月上旬にオンラインで実施予定と案内されています（出典2／2026年9月時点）。
どちらの方式かによって、申込のタイミングが小間位置に与える影響がまったく変わります。抽選型では「早く申し込む＝抽選に参加できる」という意味を持ち、主催者決定型では申込受理順位が考慮要素の一つになります。
※ 小間位置の決定方法・公開時期は展示会ごとに異なります。必ず出展規程と出展マニュアルでご確認ください。主催者・会場の規定が優先します。
出展マニュアルが届いてから、設計が始まる
出展申込後に主催者から配布されるのが出展マニュアル（出展の手引き）です。JECA FAIR 2026 の出展のご案内には、装飾物の高さ制限などについて「詳細は、出展申込後にお送りする『出展マニュアル』でお知らせします」と繰り返し記載されています（出典1）。
つまり、インターネットで調べた他展示会の数値は、自分の展示会には使えません。設計の根拠になるのは自分が受け取ったマニュアルだけです。
【段階3】ブースの中身を決める
まず「基本小間に何が付いてくるか」を確認する
ここが初出展で最も誤解される箇所です。基本小間の仕様は展示会によって大きく違います。
例1：壁・パラペット・社名板・電源1kWまで付く
MWE 2024／マイクロウェーブ展2024（2024年11月・パシフィコ横浜）の出展マニュアルでは、基本小間の仕様が「1小間の寸法 w2,970mm（芯々）×d2,970mm（芯々）、h2,700mm／パラペット（白色）h300mm／社名板 w1,500mm×h200mm（1社につき1枚）／電源 100V 1kW×1箇所」と記載され、続けて「床面カーペット、照明器具は含まれておりません」と明記されています（出典3／2024年11月開催分）。
例2：壁は付くが、カーペットも照明も出展者が用意する義務がある
ダイエット&ビューティーフェアほか（2020年9月・東京ビッグサイト青海展示棟）の出展マニュアルでは、基礎小間について「照明、カーペット、展示台、電源コンセントは含まれていません。なお、カーペット（防炎加工済のものに限る）、照明は規定により、全社ご用意ください」とされています（出典5／2020年開催分）。
例3：スペース渡しで、装飾はすべて出展者に任される
同じマニュアルの島小間（スペース渡し）の項では「区画を白線で表示し、スペース渡しとなります。したがってパネル等は一切つきませんので、装飾はすべて出展社に任されます」と記載されています（出典5）。
※ 基本小間の仕様、カーペット・照明の扱いは展示会ごとに異なります。必ず出展マニュアルでご確認ください。
装飾の依頼先には選択肢がある
MWE 2024 の「装飾施工会社登録書」は、全出展社が提出する書類で、次の3つから選ぶ形式になっています（出典3／2024年11月開催分）。
- 基本小間のみで展示を行う
- 事務局に装飾施工を依頼する
- 自社で装飾施工会社を選定し、工事を行う
主催者側が装飾プランを用意している例もあります。日本能率協会が主催するメンテナンス・レジリエンス2026ほか（2026年7月15日〜17日・東京ビッグサイト）の「スマート装飾プラン」の案内には「本プランは出展者様と施工会社間の契約となります。会期までの本プラン打合せ、ご質問・要望事項への対応、見積・請求書の発行は日本能率協会が業務委託契約を締結した指定施工会社が担当させていただきます」と書かれています（出典4／2026年9月時点）。
主催者経由のプランであっても、契約の当事者は出展者と施工会社であるという点は、押さえておく価値があります。依頼先ごとの違いは別記事で詳しく整理しています。
【段階4】主催者に申請する
申請の締切は、装飾の締切でもある
MWE 2024 の申込み一覧表では、出展社・作業員バッチ、装飾施工会社登録書、アンカーボルト申込書、電気使用確認・電気工事申込書、照明器具申込書、オプション装飾申込書、小間内清掃申込書、危険物持込許可申請書が、いずれも2024年10月25日(金)締切として並んでいます。会期（11月27日）の約1か月前です（出典3／2024年11月開催分）。
JECA FAIR 2026 の開催スケジュールでは「各種申請締切日 3月27日(金)」とされており、会期（5月27日）の約2か月前にあたります（出典1／2026年5月開催分）。
申請書を出すには、その時点でブースの仕様が固まっている必要があります。電気容量を書くには照明の数が決まっていなければならず、アンカーボルトの本数を書くには造作の構造が決まっていなければなりません。つまり、申請締切の実質的な意味は「設計の確定期限」です。
※ 提出書類の種類・締切は展示会ごとにまったく異なります。必ず出展マニュアルの提出書類一覧でご確認ください。
図面の提出を求められる場合がある
ダイエット&ビューティーフェアほかの出展マニュアルでは、島小間（スペース渡し）について「※図面（A3サイズ）を必ずご提出ください」「島小間および2.7mを超える装飾を行う場合は、事務局にて施工が許可となるか否かの判断をいたします。許可印の無いブースは施工できません」とされていました（出典5／2020年開催分）。
図面が差し戻されると設計をやり直すことになります。逆算すると、設計の相談開始は申請締切のさらに前になります。
【段階5】搬入し、会期を運営し、撤去する
搬入から撤去までのスケジュールは、日単位で主催者が決めています。
- JECA FAIR 2026：搬入日 5月25日(月)・26日(火)／会期 5月27日(水)〜29日(金)／搬出日 5月29日(金)16:30〜（出典1／2026年5月開催分）
- MWE 2024：搬入・装飾施工 11月25日(月)・26日(火) 9:00〜17:30（館内への車両乗り入れは16:00まで）／会期 11月27日(水)〜29日(金)／搬出 11月29日(金)17:30〜21:00（出典3／2024年11月開催分）
いずれも搬出は最終日の閉会直後です。会期終了後に日を改めて撤去、という形ではありません。この点は、社内の人員手配に直結します。
また、撤去には原状回復の義務が伴います。MWE 2024 のマニュアルでは、アンカーボルトについて「使用後のアンカーボルトは、会期終了後、現状回復してください」「撤去作業時間内に十分な原状回復がされておらず、やむなく事務局が代行した場合、原状回復に要した費用は出展社の負担となります」とされています（出典3）。
※ 搬入出の日程・時間・車両動線は展示会と会場によって異なります。必ず出展マニュアルでご確認ください。
お金は「出展料」だけではない
初出展の予算組みでは、出展料以外の費目が抜けがちです。実際の展示会の公開資料で確認できる費目を挙げます（金額はいずれもその展示会・その年度のものです。相場ではありません）。
| 費目 | 実例 |
|---|---|
| 出展料（小間代） | JECA FAIR 2026 A小間 1小間あたり 会員286,000円／非会員330,000円（税込）（出典1） |
| パッケージブース料金 | JECA FAIR 2026 パッケージブース1小間 +108,900円（税込）（出典1） |
| 装飾プラン | メンテナンス・レジリエンス2026 ベーシックプラン1ブース 164,560円（税込）（出典4） |
| 電気の幹線工事費 | MWE 2024 1kWごとに11,000円（税込）（出典3） |
| 電気使用料 | MWE 2024 1kWにつき2,750円（税込）（出典3） |
| 分電盤工事費 | メンテナンス・レジリエンス2026 100V1.5kW以上〜3.0kW未満で7,700円（税込）（出典4） |
| アンカーボルト打設費 | MWE 2024 1本1,980円（税込）（出典3） |
| 小間内清掃 | MWE 2024 1小間4,840円（税込）（出典3） |
このほか、運送費、レンタル備品、印刷物、人員の交通費・宿泊費、来場者データ取得サービスなどが加わります。出展料と同額かそれ以上が出展料以外にかかる、という前提で予算を組む方が安全です（この比率は展示会と仕様によって大きく変わるため、目安としての断定はできません）。
※ 上記はすべて特定の展示会の特定年度の料金です。ご自身の展示会の金額は必ず出展マニュアルと見積りでご確認ください。
「この規定、うちの場合はどうなる？」を一緒に整理します
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よくある質問
Q. 全体でどれくらいの期間を見ておけばよいですか。
展示会によって違います。本記事で確認した範囲では、申込締切が会期の約4か月半前（JECA FAIR 2026）から約6か月前（Inter BEE 2026 の一次申込）、各種申請締切が会期の約1〜2か月前でした。出展先の候補が決まった時点で、その展示会のスケジュールを1枚に書き出すことをおすすめします。
Q. 装飾の相談は、小間位置が決まってからでよいですか。
小間位置が決まらないと確定できない部分（壁の付き方、開放義務の適用、隣接小間との関係）はありますが、予算感・展示物の大きさ・必要な電気容量といった前提条件は先に整理できます。申請締切から逆算すると、小間位置の確定を待ってから探し始めるのは遅くなりがちです。
Q. 主催者の用意したパッケージやプランを使えば、他に何も要りませんか。
展示会によります。JECA FAIR 2026 のパッケージブースには床カーペット、パラペット、社名板、受付カウンター、椅子、カタログスタンド、照明、コンセントが含まれるとされていますが、「電気使用料金は別途必要となります」とも明記されています（出典1）。含まれるものと別途になるものの線引きは、必ずその展示会の案内でご確認ください。
まとめ
- 展示会出展は「申込」「小間位置と出展マニュアル」「ブースの中身」「申請」「搬入出」の5段階で考えると全体が見えます
- 申込締切は会期の4〜6か月前に設定されていることがあり、キャンセル料は会期の数か月前から100%になる場合があります
- 小間位置の決まり方には主催者決定型と抽選型があり、申込のタイミングが持つ意味が変わります
- 基本小間に何が含まれるかは展示会ごとに違います。カーペットと照明が含まれない例は珍しくありません
- 各種申請の締切は、実質的にブース設計の確定期限です
- 費用は出展料だけではありません。電気・装飾・搬入出・原状回復まで見込んでください
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ご利用にあたっての注意
- 本記事は展示会出展に関する一般的な情報提供を目的としたものであり、特定の展示会・会場における取り扱いを保証するものではありません。
- 記載の寸法・料金・規定・日程は、下記出典に記載した時点で公開されていた情報にもとづきます。その後、主催者・会場の判断により変更されている場合があります。
- 小間寸法、装飾規定、高さ制限、搬入出、電気、防炎などの取り扱いは、展示会ごと・会場ごと・小間位置ごとに異なります。実際の出展にあたっては、必ず主催者が配布する出展規程・出展者マニュアルをご確認ください。主催者・会場の規定が本記事の記載に優先します。
- 本記事の情報を利用したことによって生じた損害について、当メディアは責任を負いかねます。
- 本記事に事実誤認・古い情報を見つけられた場合は、お問い合わせフォームよりご指摘ください。速やかに確認・修正いたします。
出典一覧（最終確認：2026年9月15日）
本記事の数値・日程はすべて2026年9月15日時点で確認したものです。
- JECA FAIR 2026「出展のご案内」一般社団法人日本電設工業協会（2026年5月27日〜29日・東京ビッグサイト開催分）
https://www.jecafair.jp/pdf/exhibition_information.pdf
（引用箇所：出展募集開始日・締切日、出展料の払込期限、キャンセル規定、小間の割当て方法と小間配置図の公開日、各種申請締切日、搬入日・会期・搬出日、A小間の規格と出展料、パッケージブース料金と含まれる備品、装飾物の高さ制限） - Inter BEE 2026「出展申込方法」一般社団法人日本エレクトロニクスショー協会（2026年11月18日〜20日・幕張メッセ開催）
https://www.inter-bee.com/ja/forexhibitors/exhibition/request/
（引用箇所：一次・二次申込期限、出展小間料の払込期限、申込解約金、小間位置の決定方法と小間割抽選会の時期） - MWE 2024／マイクロウェーブ展2024「出展マニュアル」一般社団法人電子情報通信学会 APMC国内委員会（2024年11月27日〜29日・パシフィコ横浜開催分）
https://apmc-mwe.org/mwe2024/pdf/mwe2024_c01.pdf
（引用箇所：基本小間仕様、装飾施工会社登録書の3択、各種申込みの締切一覧、搬入出スケジュール、電力供給幹線工事費・電気使用料、アンカーボルト打設費と原状回復、小間内清掃費）
※本出典は2024年開催分の資料です。最新の規定とは異なります。 - 「メンテナンス・レジリエンス2026／プラントショー2026ほか スマート装飾プラン・レンタル備品のご案内」一般社団法人日本能率協会（2026年7月15日〜17日・東京ビッグサイト開催分）
https://mente.jma.or.jp/img/other/pdf-smart2026.pdf
（引用箇所：スマート装飾プランの契約関係と指定施工会社、ベーシックプランの料金、分電盤工事費） - 「ダイエット&ビューティーフェア／アンチエイジング ジャパン／スパ&ウェルネス ジャパン」出展マニュアル（インフォーマ マーケッツ ジャパン株式会社／2020年9月15日〜17日・東京ビッグサイト青海展示棟開催分。和歌山県公式サイト掲載PDF）
https://www.pref.wakayama.lg.jp/prefg/071700/d00203930_d/fil/zenkaimanyuaru.pdf
（引用箇所：基礎小間に照明・カーペット・展示台・電源が含まれない旨、島小間のスペース渡し、図面の提出義務と許可印）
※本出典は2020年開催分の資料です。最新の規定とは異なります。展示会ごとの規定の違いを示す例として引用しています。
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